De budgettering voor komend jaar is overal weer in volle gang. Iedereen werkt hard om de Excel-sheets gevuld te krijgen. Accountmanagers noteren wat ze volgend jaar van hun klanten verwachten. Sales schat de ‘new business’ in. Productie berekent de bijbehorende personeelsbezetting en marketing, IT en alle andere afdelinkjes vullen hun wensenlijstjes in. Boekhouders rekenen na en integreren alles netjes in een overzicht. Dan kan het spel beginnen. U herkent het vast. 

Een moeizaam proces

Verkopers die hun targets agressief downplayen, stafafdelingen die allemaal juist volgend jaar hun mooiste plannen willen verwezenlijken en managers die standaard inzetten op een fors aantal nieuwe mensen. Een moeizaam proces. Maar uiteindelijk komt u – net als wij – uit op de omzet, kosten en winst zoals u die vooraf verzonnen had. Bij ons zijn die uitgewerkt in vier verschillende begrotingen. Een begroting voor de salesbonus, een waarmee het management zich vastpint op een winstprognose, een iets conservatievere voor de aandeelhouders en een aparte versie voor de banken, waarbij echt alles mis moet gaan willen we die niet halen. 

Vooruitkijken, in plaats van omkijken

Ik sta er altijd een beetje dubbel in. Het bekende toneelspel is enerzijds goed om iedereen te laten meedenken en zich verantwoordelijk te laten voelen voor de cijfers. Anderzijds wordt een zekerheid gecreëerd die vooral op flauwekul gebaseerd is. Wie kan voorspellen hoeveel er in het derde kwartaal van volgend jaar verkocht gaat worden? Hoe kan marketing de effectiviteit van sociale media een jaar van tevoren voorzien? Maar mijn grootste bezwaar is dat de schattingen altijd als percentage worden weergegeven ten opzichte van het voorgaande jaar. ‘We doen wat we vorig jaar deden, maar dan net iets beter of slimmer.’ Mij te makkelijk. Voor businessplanning moet je juist ambitieus vooruitkijken met het grote droomdoel voor ogen. Adequaat kansen inschatten en agressief inspelen op nieuwe ontwikkelingen. In je achteruitkijkspiegel staren vertroebelt je beeld en beteugelt de ambitie. 

Ambitieus en actiegericht

Maar het ritueel is een noodzakelijk kwaad. Door de omvang van ons bedrijf hebben meerdere belanghebbende partijen behoefte aan die schijnzekerheid. Geen ontkomen aan. Dit jaar heb ik wel een stap gemaakt. Ik heb het one-page plan van Verne Harnish weer eens van de plank gepakt. Deze simpele aanpak laat je de kernwaarden, de kerncompetenties, het droomdoel, de key iniatives, het jaarbudget en de critical numbers verbinden aan de doelen en acties van alleen het eerstvolgende kwartaal. Geen vier kwartalen vooruit plannen met vage aannames; slechts een indicatief jaarbudget gecombineerd met een uitgebreide detaillering van de komende negentig dagen. Ambitieus en actiegericht. Controle, flexibiliteit en opportunisme bij elkaar op één pagina. Wow, budgetteren is weer leuk!

Dit fragment komt uit het boek Groter Groeien van nlgroeit-oprichter Kees de Jong.